- Tác giả gửi bản thảo qua email của Tạp chí (tapchihv4@gmail.com); email tự động gửi cho tác giả xác nhận về bản thảo.

- Thư ký Tòa soạn gửi email cho Tổng biên tập thông báo về bản thảo mới đã được gửi đến Tạp chí chờ xử lý.

- Tổng biên tập/ Phó Tổng biên tập nếu thấy bản thảo đạt các tiêu chí cứng (nội dung phù hợp với tôn chỉ mục đích tạp chí, số lượng từ, có đầy đủ thông tin tác giả, tên bài, thì mới gửi cho biên tập viên sơ loại. Nếu bản thảo không đáp ứng thì Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập từ chối bản thảo hoặc yêu cầu tác giả sửa.

- Biên tập viên sơ loại dựa trên các quy chuẩn chính sách của tạp chí để ra quyết định đối với bản thảo: Chấp nhận hoặc Từ chối. Với việc yêu cầu sửa bản thảo thì biên tập viên sơ loại thực hiện thông qua thảo luận với tác giả.

- Bản thảo sau khi được chấp nhận ở quy trình sơ loại sẽ được chuyển sang quy trình phản biện.

- Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập có thể chọn cùng một lúc nhiều phản biện cho 1 bản thảo. Khi giao bài cho phản biện, Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập sẽ lựa chọn bản thảo dành cho phản biện kèm loại mẫu phản biện cụ thể cho người phản biện.

- Người phản biện là nhà khoa học uy tín của lĩnh vực bản thảo, sau khi được giao bản thảo, sẽ xem xét đánh giá bản thảo và đưa ra 1 trong các khuyến nghị sau đối với Ban biên tập:

+ Chấp nhận bản thảo

+ Yêu cầu sửa chữa (những sửa chữa nhỏ mà không cần phải gửi lại cho nhà phản biện xem xét, biên tập viên sẽ xem xét và ra quyết định đối với bản thảo này sau khi tác giả chỉnh sửa lại)

+ Gửi lại để đánh giá tiếp (bản thảo cần có những sửa chữa lớn, và cần phải phản biện lại)

+ Từ chối bài gửi (không chấp nhận bản thảo)

- Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập sau khi nhận được kết quả phản biện, có 3 quyết định: (1) Yêu cầu sửa; (2) Chấp nhận bài gửi; (3) Từ chối bài gửi. Quá trình này Tổng biên tập và Phó tổng biên tập có thể mở thảo luận phản biện với tác giả để gửi cho tác giả kết quả phản biện trước khi ra quyết định.

Thư ký Tòa soạn thông báo đến tác giả bài viết kết quả phản biện nội dung bài báo theo kết quả phản biện với các mức độ: chấp nhận, chấp nhận có điều kiện (chỉnh sửa theo ý kiến phản biện), không chấp nhận.

(1) Với quyết định “yêu cầu sửa”

- Tác giả chỉnh sửa bản thảo theo ý kiến của người phản biện (tác giả có thể bảo lưu ý kiến); sau đó gửi lại bản thảo đã chỉnh sửa qua email của Tạp chí.

- Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập có thể mở thêm các vòng phản biện đối với bản thảo

(2) Với quyết định “từ chối bài gửi”

Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập quyết định từ chối bản thảo. Thư ký Tòa soạn sẽ gửi email thông báo quyết định này kèm theo file đánh giá do người phản biện.

(3) Với quyết định “Chấp nhận bài gửi”

Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập khi ra quyết định “Chấp nhận”. Thư ký Tòa soạn gửi email thông báo cho tác giả.

- Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập sẽ giao bài cho biên tập viên bản thảo.

- Biên tập viên tiếp nhận bản thảo mà Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập đã giao để thực hiện biên tập.

+ Nếu bản thảo cần chỉnh sửa thì biên tập viên bản thảo sẽ mở thảo luận biên tập với tác giả để tác giả sửa chữa theo các ý kiến của biên tập viên bản thảo.

+ Sau khi biên tập xong, biên tập viên sẽ chuyển bản thảo cuối cùng đã hoàn thành biên tập đến Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập.

+ Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập duyệt từng bài về nội dung, thể thức (nếu chưa bảo đảm yêu cầu sẽ gửi lại cho biên tập viên biên tập lại); sau đó ký duyệt đối với từng bản thảo đã phê duyệt.

+ Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập chuyển bản thảo sang giai đoạn sản xuất (production).

- Sau khi bản thảo được kích hoạt sang quy trình sản xuất, Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập giao cho biên tập viên dàn trang (Layout editor) để thực hiện thiết kế dàn trang bài tạp chí. Quá trình này bao gồm các thao tác: chọn biên tập viên dàn trang, thông báo gửi biên tập viên dàn trang theo mẫu có sẵn.

- Biên tập viên dàn trang sử dụng các file bản thảo đã được biên tập xong và được Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập ký duyệt. Sau đó, biên tập viên dàn trang dùng phần mềm để tạo ra bản thiết kế bài tạp chí dưới định dạng PDF.

- Biên tập viên dàn trang sau khi hoàn tất bản thiết kế cuối cùng của các bài tạp chí sẽ gửi đến Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập thông báo đã hoàn thành thiết kế bài tạp chí và đề nghị xét duyệt xuất bản bài tạp chí.

- Tổng biên tập sau khi nhận được thông báo đề nghị xét duyệt xuất bản bài tạp chí sẽ vào xem file pdf bài tạp chí. Nếu thấy bản thiết kế này phải chỉnh sửa thì tạo thảo luận với biên tập viên dàn trang thực hiện chỉnh sửa. Quá trình này hoàn tất cho đến lúc bản thảo được Tổng biên tập chấp nhận.

- Tổng biên tập sẽ đưa bài tạp chí này vào các chuyên mục và lên mục lục các bài tạp chí đó vào số sẽ xuất bản tạp chí.

- Tổng biên tập sẽ xác nhận xuất bản để chính thức xuất bản số tạp chí in.

- Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập gửi bản thảo tạp chí đã được dàn trang và đã được Tổng biên tập sẽ xác nhận xuất bản xuống nhà in.

- Nhà in sau khi nhận được bản thảo sẽ tiến hành in ấn theo quy cách, số lượng đã được thỏa thuận giữa cơ quan Tạp chí với Nhà in.

- Sau khi in xong, Nhà in chuyển toàn bộ Tạp chí đã in đến Tòa soạn.

- Tổng biên tập/Phó Tổng biên tập tiến hành các thủ tục nghiệm thu sản phẩm Tạp chí in.

- Thư ký Tòa soạn tiến hành các thủ tục phát hành Tạp chí in đến tác giả bài viết, các cá nhân, cơ quan liên quan đã được Tổng biên tập phê duyệt danh sách phát hành.